Å huske hver eneste bursdag på kontoret kan være en overraskende stor jobb. For HR-avdelingen og kontorledere betyr bursdager ofte tid brukt på planlegging, bestilling og henting av kaker – tid som kunne vært brukt på viktigere oppgaver. I en hektisk arbeidshverdag er dette en pågående hodepine for mange . En HR-ansvarlig hos pilotkunden vår uttrykte det slik: “Jeg tør ikke regne på hvor mange arbeidstimer som brukes på å hente kaker i løpet av året” . Heldigvis finnes det nå løsninger som kan fjerne dette stressmomentet. Et automatisert system for bursdagskakelevering – slik som Jubelbud – kan spare bedriften for verdifull tid og samtidig sikre at de ansatte blir feiret.
For en HR-leder eller kontoransvarlig betyr bursdagsfeiringer gjerne en liste av små oppgaver som må gjøres for hver bursdag:
Disse oppgavene kan virke små hver for seg, men til sammen utgjør de betydelig tidsbruk over et år. Det er ikke rart at det å holde styr på alles bursdager og sørge for rettferdig feiring for alle, fort kan bli en administrativ hodepine. For mange HR-medarbeidere kommer denne oppgaven på toppen av en allerede lang gjøremålsliste.
Når bursdagsfeiringer håndteres manuelt, øker også risikoen for at noe glipper. En travel dag eller en sykemelding kan gjøre at en bursdag blir glemt eller nedprioritert. Slike utilsiktede forglemmelser kan få negative konsekvenser: den ansatte føler seg oversett, arbeidsmiljøet mister litt av gnisten, og HR-teamet får enda mer dårlig samvittighet eller stress. I tillegg er det ikke bare planleggingen som tar tid – selve innkjøpet gjør det også. Flere HR-ansvarlige har nok stått i kø på et bakeri før klokken 9 om morgenen for å hente en kake.
Tenk deg en digital tjeneste som håndterer alle de nevnte stegene for deg, slik at du aldri mer trenger å bekymre deg for om noen blir glemt. Konseptet er enkelt: Man legger inn de ansattes fødselsdager én gang, og deretter går alt på autopilot. Jubelbud sitt system varsler deg i forkant av en bursdag og gir samtidig beskjed til kakeleverandøren slik at en fersk kake blir levert automatisk på riktig dag .
Du kan på forhånd definere hvilken kake (eller type kake) som skal leveres for hver bursdag, samt eventuelt drikke og andre detaljer . Disse preferansene kan endres når som helst via en enkel web-portal. Systemet fungerer altså som en personlig assistent: det sender påminnelser, holder oversikten og sørger for bestilling og levering uten at du trenger å løfte en finger. I jubelbud legger du inn fødselsdatoene én gang, og tenker aldri på kakevalg, levering eller bursdagskaos igjen .
En viktig fordel er at både du og leverandøren (bakeriet) får varsel. Hos oss betyr det at så fort en bursdag nærmer seg, får Holtsmark (bakepartneren) automatisk beskjed, slik at kaken bakes og leveres i tide . Dermed slipper HR-avdelingen å være mellomledd for hver bestilling – alt skjer helautomatisk, men under kontrollerte former.
Ved å overlate det logistiske til et slikt system, frigjøres HR og ledere fra detaljstyringen. Tiden man tidligere brukte på å ringe bakeriet eller løpe i butikken, kan nå brukes på mer verdiskapende HR-oppgaver, eller rett og slett til å delta i feiringen fremfor å organisere den. Man unngår i tillegg situasjoner der ingen husket å kjøpe noe – systemet sørger ved hjelp av påminnelser for at du ikke glemmer noe.
For de ansatte kan det også merkes: Feiringen blir mer forutsigbar og lik for alle. Når alle bursdager håndteres av samme system og rutine, sikrer man en rettferdig praksis der ingen tilfeldigvis får mer oppmerksomhet enn andre fordi en leder husket dem spesielt godt. Alle får sin kake, på riktig dag, uten mas . Resultatet er et inkluderende miljø hvor alle føler seg sett.
En kanskje enda viktigere gevinst enn den sparte tiden, er effekten automatiske bursdagsleveringer har på trivsel og arbeidsmiljø. Når bursdagene kommer på skinner, betyr det at de faktisk blir gjennomført jevnlig for hver ansatt. Små feiringer som dette kan ha uforholdsmessig stor påvirkning på stemningen i teamet. Ansatte som ellers kanskje ikke tar seg tid til sosiale pauser, får et avbrekk der kolleger samles for noe hyggelig.
Regelmessige bursdagsfeiringer fungerer som en påminnelse om at hver enkelt medarbeider verdsettes ikke bare for jobben de gjør, men også som menneske. Denne anerkjennelsen kan omsette seg i økt motivasjon og lojalitet. Forskning viser at små gester av anerkjennelse – som det å huske en bursdag – virkelig betyr noe. Ifølge Gallup er ansatte som føler seg anerkjent 63% mer tilbøyelige til å bli værende hos sin nåværende arbeidsgiver . “Små gester som å huske en bursdag har stor effekt,” påpeker rapporten. Med andre ord, ved å automatisere bursdagsfeiringer, ikke bare sparer man tid, man investerer også i et bedre arbeidsmiljø.
Når HR-avdelingen slipper byrden av å organisere hver bursdag, kan også de ansatte i HR få lov å delta i feiringen med et smil. Det som før var en pliktoppgave blir nå en anledning til å bygge kultur og samhold. Jubelbud oppsummerer det treffende i sitt slagord: “Fersk kake, riktig dag, ingen mas.” . For en bedrift betyr det at bursdager går fra å være et stressmoment til å bli et gledelig fast innslag i kalenderen.
Til syvende og sist handler det om å bruke tiden smart. Ved å ta i bruk et automatisert system for bursdagskakelevering kan ledere fokusere på det de skal – lede og utvikle sine ansatte – mens teknologien håndterer bursdagslogistikken. De ansatte får sitt velfortjente lille øyeblikk i rampelyset på bursdagen, noe som øker trivsel og engasjement. Bursdagsfeiring på jobb blir slik en vinn-vinn situasjon: minimal innsats for maks effekt i form av blide ansatte og et varmere arbeidsmiljø.
Vi liker teknologi. Men smaken kommer fra mennesker og jord. Kakene våre bakes av Holtsmat på Øvre Sem Gård – et sted med mat- og landbrukstradisjoner helt tilbake til 1880-tallet. Vi automatiserer resten.
La Jubelbud ta seg av bursdagskakene – levert automatisk, ferskt og på rett dag. Enkelt for HR, og alltid en hyggelig overraskelse for de ansatte.
Prøv en Jubelbud-levering helt gratis!
Gårdsglede bakt inn i hver bit. Våre tjenester er tilgjengelig i Oslo og omegn